Quand passer à un logiciel de gestion ?
Excel est un outil polyvalent qui peut répondre à plusieurs besoins en gestion immobilière. Il permet de suivre les loyers encaissés, de calculer les revenus et les dépenses, de préparer un budget et de tenir une liste de locataires. Avec un fichier bien organisé, vous pouvez avoir une gestion limité de vos immeubles à un faible coût initial.
Mais Excel reste un tableur. Dès que la gestion dépasse les chiffres, vous devez ajouter des outils, créer des procédures et maintenir vous-même les liens entre les informations. Certaines tâches deviennent alors difficiles à gérer dans un simple fichier :
- La sélection des locataires : réunir les coordonnées, les références et les documents de chaque candidat, planifier les visites et retrouver les échanges par courriel ou texto.
- Les réparations et les entrepreneurs : attribuer les travaux, suivre leur avancement et conserver les photos, les factures et l’historique des interventions pour chaque propriété.
- Les communications : retrouver ce qui a été demandé, convenu ou envoyé à un locataire, sans parcourir plusieurs conversations.
- Les documents et les contrats : classer les baux, les assurances, les contrats d’entretien, les avis et les documents de propriété, puis suivre leurs échéances.
Vous pouvez consigner ces renseignements dans Excel et ajouter des liens vers vos documents. Leur classement et leur mise à jour restent toutefois à votre charge.
La question n’est donc pas si vous pouvez gérer vos immeubles avec Excel, mais si cette façon de faire vaut le coût.
Même si vous utilisez Excel sans frais supplémentaires, il existe plusieurs coûts cachés qui peuvent s’accumuler :
- Votre temps passé à ajuster votre Excel et mettre vos fichiers à jour
- Les dépenses oubliées
- Les documents égarés
- Les suivis manqués.
- Le temps nécessaire pour reconstituer un dossier en cas de litige avec un locataire.
L’économie sur un logiciel peut ainsi se transformer en heures de travail, en pertes financières et en stress supplémentaire.
Un logiciel de gestion devient intéressant lorsqu’il permet de réduire ces coût invisibles et rendre l’expérience de la gestion plus agréable.
Pour vous, cela signifie moins de temps consacré à l’administration et une meilleure maîtrise de vos dossiers. Pour vos locataires, cela peut se traduire par des réponses plus rapides et des demandes mieux suivies.
Comment Solutions Plex peut vous aider ?
Solutions Plex réunit les outils et les processus dans une même plateforme, pour que vous n’ayez pas à tout organiser vous-même. Vous partez d’une méthode structurée que vous pouvez appliquer au quotidien.
Par exemple :
- Louer un logement : les coordonnées du candidat, les renseignements sur son employeur, les références de ses anciens propriétaires et les échanges par courriel ou texto sont regroupés dans son dossier. Si sa candidature est retenue, les renseignements nécessaires servent à préremplir le bail. Vous retrouvez tout au même endroit et évitez de saisir deux fois les mêmes informations.
- Faire réparer un logement : un locataire signale un problème par texto et joint des photos. Le message et les images sont utilisés pour créer une tâche, attribuée à la propriété, à la personne responsable avec une date d’intervention et un statut. Les factures sont ensuite liées à la tâche. Vous suivez l’avancement des travaux, retrouvez leur historique et connaissez le coût des réparations consignées.
- Renouveler un contrat de déneigement : les coordonnées du fournisseur, le contrat, les paiements et l’échéance sont réunis dans un même dossier. Des rappels vous aident à suivre les paiements et à préparer le renouvellement. Vous savez ce qui reste à payer et quand agir, sans devoir tout garder en mémoire.
Vous gardez les décisions. La plateforme vous fournit le cadre pour les mettre en œuvre, avec moins de recopies, de recherches et de choses à retenir.
